Gestione del lavoro: 4 consigli per organizzarla al meglio!

Oggi parliamo di gestione del lavoro e di nuove task in arrivo.

E’ capitato a tutti, all’ ultimo momento della giornata in ufficio, di ritrovarsi a dover gestire lavoro/richieste inaspettate o piombate sulla scrivania all’ improvviso. Ripromettersi di pensarci il giorno dopo, spesso, vuol dire procrastinare o dimenticarsi di faccende importanti per l’azienda. 

Processare, dare priorità e mantenere il passo con nuove richieste lavorative in arrivo richiede impegno e attenzione, specialmente quando queste provengono da più “fronti”: email, riunioni, messaggi, momenti di pausa tra colleghi, eccetera. Cercare di controllarle e ricordarle tutte vi ruberà non solo del tempo, ma vi farà anche perdere qualche “pezzo” per strada. 

In questo articolo vi illustriamo 4 modi per mettere ordine nel caos quotidiano delle richieste in arrivo, in modo da poter organizzare bene tempo e lavoro. 

Ogni richiesta, anche se aleatoria, deve diventare ufficiale. 

Un nuovo progetto è stato discusso in maniera ufficiosa in una riunione, o è stato accennato chiacchierando davanti alla macchinetta del caffè, o raccontato via mail. Bene, ricordate questo: niente dev’essere fatto senza un’ ufficialità e una scadenza da rispettare. 

Se si insiste nel creare l’ufficialità, si avranno non solo più dettagli sui progetti, ma ci sarà anche più chiarezza su chi siano i responsabili – persone alle quali ci si potrà rivolgere per tutte le domande e chiarimenti. 

Creare una mappa con le richieste ricevute dal team di lavoro, completa con tutte le informazioni necessarie, è una buona idea per iniziare. Fate in modo che tutti sappiano con chi dovranno interfacciarsi. 

 Collezionate le nuove richieste tutte insieme. 

Le nuove richieste dovrebbero andar catalogate tutte insieme – magari grazie ad un software in grado di organizzarle, dare priorità alle più importanti/urgenti, monitorarle. Grazie ad una simile organizzazione, tutta l’azienda ne gioverà. Nessun documento, appunto, schema, idea sarà perso o dimenticato; potreste anche affidare ogni richiesta ad un membro del team e controllare lo status dell’attività. Grazie ad un software come Wrike, ad esempio, tutto ciò è possibile in pochi click. 

Affidate a qualcuno la gestione delle richieste in arrivo. 

Sarebbe bene affidare ad una persona (che sia un dipendente affidabile, il vostro project manager o il responsabile del team) tutta la gestione, la catalogazione e il monitoraggio delle richieste in arrivo. Questa risorsa deve avere una buona visione aziendale e deve avere un ottimo senso di organizzazione; deve avere necessariamente l’autorità di assegnare progetti e compiti, spostare o anticipare deadline in base alle necessità dell’azienda. 

Questa strategia mantiene tutto il team allineato e concentrato sui lavori più importanti, da svolgere per primi; permette, inoltre, a ciascun dipendente di dedicarsi all’incarico a lui affidato, senza doversi preoccupare di cosa fare o di chiedere in giro. 

Collegate le richieste in arrivo ad obiettivi strategici. 

È difficile portare a termine un progetto con efficacia senza aver capito a fondo il perché è stato fatto e a cosa è servito. Come fare a sapere se un progetto è stato un successo? Ci sono degli aspetti da considerare per migliorarsi? 

Cercate di tenere riunioni mensili per rivedere i vostri progetti, pianificare il lavoro nuovo, dare giusta priorità alle richieste in arrivo e controllare le risorse (umane ed economiche) che state spendendo. Durante questi meeting col team, chiedetevi: 

• qual è l’obiettivo finale di questo progetto? 
• In che modo potremo misurare il suo successo? 

 Dare risposta a queste domande non solo responsabilizzerà i vostri dipendenti (che si chiederanno se e come il loro lavoro abbia inciso sulla riuscita del progetto), ma permetterà a voi manager di misurare in maniera più accurata risorse e obiettivi da perseguire. 

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