Oggi sul blog di Osm1816 parliamo di e-mail e di quanto tempo tolgono, ogni giorno, ai lavoratori.

La posta elettronica è senza dubbio uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati dopo la messaggistica istantanea. Ma sapevi che le e-mail occupano, in media, 2,6 ore del tuo tempo ogni giorno? Se ti imponi una routine e apporti alcune modifiche al tuo comportamento durante la giornata lavorativa potrai vivere il tempo dedicato alla posta elettronica senza stress. (Cerchi consigli per non perdere tempo al lavoro? Dai un’occhiata qui)

Grazie al supporto di un articolo letto su hbr.org ti diamo qualche suggerimento su come non farti risucchiare dalla spirale del controllo ossessivo delle e-mail ed organizzare meglio la loro gestione. Buona lettura!

Secondo una ricerca condotta da McKinsey, società internazionale di consulenza, un professionista negli USA trascorre circa il 28% della sua giornata lavorativa a leggere e a rispondere alle e-mail. Se la percentuale non fosse abbastanza preoccupante, lo studio l’ ha quantificata in ben 2,6 ore al giorno – circa 120 messaggi.

Numeri del genere sono onestamente insostenibili per i lavoratori. Gli USA non sono gli unici a dover fare i conti con l’eccessivo utilizzo delle e-mail nel contesto lavorativo. Ad ogni modo, i lavoratori approcciano all’arrivo della posta elettronica sostanzialmente in due modi (diametralmente opposti):

  • chi è ossessionato dall’ordine della posta elettronica e la legge non appena riceve una nuova notifica;
  • chi fa finta che le e-mail non esistano e non apre mai la sua casella di posta. I messaggi, quindi, si accumulano senza essere letti.

Entrambi i comportamenti sono estremi e non certo d’esempio. Il segreto per gestire al meglio la faccenda è semplice: bisogna sforzarsi di controllare la casella di posta elettronica meno spesso. Per motivi che spiegheremo più avanti è stato dimostrato che, attuando delle semplici ma efficaci strategie, è possibile recuperare fino a un’ora e 21 minuti di tempo al giorno – riducendo drasticamente le 2,6 ore giornaliere calcolate dagli studi.

Ecco alcune situazioni che ci fanno perdere del tempo prezioso e qualche consiglio su come recuperarlo.

1. Controllare continuamente le e-mail ti fa sprecare 21 minuti al giorno

In media un lavoratore o un libero professionista controllano la posta elettronica 15 volte al giorno o ogni 37 minuti. La verità è che, secondo uno studio, solo l’11% dei clienti e l’8% dei colleghi si aspetta una risposta nel giro di un’ora. Non è necessario, dunque, avere l’ansia del controllo a tutti i costi. Se si diminuissero le connessioni alla casella e-mail seguendo i dati appena riportatisi controllerebbe la posta circa 6 volte di meno ogni giorno.

Il tempo perso ha, come ben sappiamo, un prezzo. Secondo ricerche scientifiche si è scoperto che alcuni individui possono impiegare fino a 23 minuti e 15 secondi per ritrovare la concentrazione dopo aver bruscamente interrotto un’attività. Una pausa per leggere la posta in arrivo potrebbe essere una di queste.

Ricapitolando: tra il controllo ossessivo della posta elettronica, la lettura delle notifiche a comparsa e il ritrovamento della concentrazione hai perso 21 minuti della tua giornata senza neanche accorgertene.

Cerca, allora, di importi dei ritmi: calcola 5-8 minuti all’ ora da dedicare alla mail (lettura ed eventuali risposte) e, se riesci, disattiva le notifiche che compaiono al lati del tuo schermo: anch’ esse sono continue fonti di disattenzione da non sottovalutare.

Ovviamente non tutti i lavoratori possono permettersi tempi più distesi e devono essere solerti nella lettura e nella risposta ai messaggi di posta. Cerca di capire se abituarti a questi nuovi ritmi può essere giusto per te e per la tua professione.Scarica i contenuti gratuiti!

2. Le caselle di posta piene ti fanno perdere 27 minuti al giorno

Sebbene ora tutte le piattaforme di servizi e-mail possiedano un potente e veloce servizio di ricerca (capace di trovare posta di anni prima in pochissimi secondi), una casella di posta stracolma di messaggi ti fa perdere un sacco di tempo.

Il punto è che una casella di posta elettronica piena di e-mail fa sì che, spesso, si leggano gli stessi messaggi più volte – specialmente se questi non vengono smistati in una cartella di “posta già letta” (e quindi archiviata). In media i lavoratori hanno più di 200 messaggi e-mail archiviati nella loro casella di posta e ne ricevono 120 nuovi ogni giorno, ma rispondono solo al 25% di essi. Se non si legge la posta, non si fa un’adeguata pulizia di spam/newsletter e non si opera una buona divisione tra posta da leggere e posta da archiviare, si perdono circa 27 minuti al giorno per riorganizzarsi le idee davanti allo schermo.

Qual è il segreto per risparmiare tempo e non perdersi neanche una e-mail importante? Apri il messaggio in arrivo e decidi subito dopo averlo letto se esso va archiviato per un’eventuale risposta o va immediatamente eliminato. Le e-mail che conserverai saranno già di tua conoscenza e potrai prenderti il tempo necessario per rileggerle e formulare una risposta adeguata. Quelle inutili, invece, saranno già state cestinate e non dovrai sprecare minuti preziosi per rileggerle.

Appuntamento alla seconda parte dell’articolo per nuovi consigli su come gestire meglio le tue e-mail lavorative. Nel frattempo, cosa ne pensi di quanto letto fin qui? Siamo curiosi di conoscere la tua opinione: contatta Osm1816 e raccontacela.

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