Ben ritrovati sul blog di Osm1816 e alla seconda parte del nostro approfondimento su come trascorrere meno tempo a gestire le e-mail.

Nella prima parte del nostro articolo (che puoi rileggere cliccando qui) abbiamo parlato di:

  1. come controllare continuamente le e-mail ti faccia sprecare una media di 21 minuti al giorno;
  2. come avere la casella di posta elettronica sempre piena di messaggi non letti ti faccia perdere almeno 27 minuti al giorno.

Continuiamo la nostra lista con altri esempi di situazioni in cui le e-mail tolgono tempo al lavoro e come fare per vivere la gestione della posta elettronica senza stress. A guidarci, un articolo letto su hbr.org.

  1. Utilizzare cartelle per organizzare e trovare le e-mail ti ruba 14 minuti al giorno.

Come già accennato nella prima parte dell’articolo, una delle attività che più fa perdere del tempo prezioso al lavoratore è leggere più volte una mail già arrivata e non opportunamente archiviata/cestinata. La rielaborazione delle e-mail viene risolta da molte persone con la creazione di sottocartelle (suddivise per argomenti/gruppi di persone/tipologia di messaggio) in cui, inevitabilmente, la posta tende ad accumularsi. Un lavoratore ha una media di 37 sottocartelle.

Quando si fa questo tipo di operazione si tende ad essere più lenti nella ricerca del messaggio desiderato. Cliccare senza sosta, passando da una cartella all’altra, ti ruba un bel po’ di tempo. I modi più semplici per trovare velocemente un messaggio di posta elettronica sono due:

  • affidarsi allo strumento di ricerca per trovare il messaggio via parola chiave;
  • utilizzare le integrazioni e-mail/to-do-list che si possono mandare a più utenti.

Se utilizzate insieme, queste strategie possono far recuperare al lavoratore circa 14 minuti al giorno.

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  1. L’archiviazione usando il mouse fa perdere 11 minuti al giorno.

Il punto 4 si collega agli argomenti affrontati nel punto 3. Le cartelle create per organizzare la posta elettronica si trovano sul lato sinistro del tuo schermo e, secondo uno studio, le persone sprecano circa il 10% del tempo dedicato alle e-mail per archiviare i messaggi. Considerato che non abbiamo bisogno di innumerevoli cartelle, quante potremmo crearne? Se limitiamo il loro numero a 2 (una per la posta letta ma che richiede ulteriori azioni, una per posticipare la lettura del messaggio), risparmieremmo almeno 11 minuti al giorno.

Secondo l’articolo fonte, utilizzando la legge di Hick – principio psicologico che descrive la relazione matematica tra il numero di scelte e il tempo decisionale – prendere una decisione con un ventaglio di 37 opzioni è 5 volte più lento rispetto a prenderne una con sole 2 opzioni.

Un altro modo per ridurre i tempi di archiviazione delle e-mail è abbandonare il mouse ed utilizzare le scorciatoie offerte dalla tastiera, più veloci del 50%.

  1. La lettura e l’elaborazione di e-mail inutili ti costa 8 minuti al giorno

I dati di una ricerca condotta da Sanebox affermano che il 62% delle mail che popolano la tua casella di posta elettronica non sono importanti e possono essere eliminate in blocco. Tuttavia, anche l’eliminazione porta via tempo: aprire il messaggio, leggerne per sommi capi il contenuto e spostarlo nel cestino può arrivare a farti perdere 8 minuti al giorno.

Il modo migliore per risparmiare tempo e non perderti nella lettura di e-mail inutili è disiscriverti dalle newsletter che non ti interessano e segnalare/bloccare gli spamche arrivano nonostante l’annullamento dell’iscrizione.

Grazie ai 5 consigli elencati in questo articolo e nella parte 1 potrai guadagnare del tempo prezioso da dedicare ad altre attività e progetti: inizia subito!

Ci interessa tanto sapere cosa ne pensi: contatta Osm1816 e raccontacelo.

 

 

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