Una volta che l’Organigramma è stato elaborato, per una azienda entra in gioco il fattore della preservazione e del mantenimento del sistema. Alcune delle regole fondamentali dell’Organigramma rimangono implicite e, talvolta, il non esplicitarle produce problemi e discussioni infinite. L’Organigramma non è un semplice tabellone che mostra ruoli e funzioni, ma è un elaborato funzionale che cambia e cresce con il cambiare ed il crescere dell’azienda a patto che le regole fondamentali siano conosciute e rispettate. Ma in questo caso l’Organigramma è molto di più. E’ un vero e proprio modello di come organizzare le cose, basato sulla responsabilità dei risultati. Sono i Risultati Finali in termini di Quantità, Qualità e Utilità che l’azienda intende produrre che determinano la necessità dei ruoli e quindi la necessità di un Organigramma. Quelle che seguono sono semplici linee guida che permetteranno alla tua azienda di crescere e di espandersi mantenendo una forma armonica e cooperativa.
Va detto che ogni persona all’interno di una azienda, in realtà, occupa due distinte posizioni, in questo ordine di importanza: 1° In quanto membro del gruppo e 2° In quanto ruolo specialistico. E’ davvero importante che ogni persona all’interno di una azienda comprenda appieno questo concetto, poiché dalla comprensione di questo singolo dato dipende la flessibilità del sistema organizzativo. Ogni persona in quanto membro del gruppo è chiamata a contribuire al buon andamento dell’azienda, a prescindere dal proprio ruolo specialistico. Questa disponibilità messa in campo da ogni singola persona sarà sufficiente a risolvere qualsiasi emergenza possa insorgere all’interno del sistema.
Quelli che seguono sono certamente i parametri da utilizzare per il buon funzionamento dell’organigramma, ma sono anche un modo funzionale di vivere il proprio ruolo in maniera positiva e di garantirsi una crescita professionale soddisfacente.
1. Fattore della RESPONSABILITÀ
La struttura dell’Organigramma è stata prevista con una serie di settori o aree di competenza. Ognuno di essi con un suo proprio Risultato Finale. Tale risultato è di completa responsabilità del settore e non può e non deve essere attribuito a terzi. Anche se incidentalmente una parte del processo produttivo del settore dovesse essere svolto da altri settori dell’azienda o da figure terze all’azienda, dovrà essere il settore stesso ad intraprendere tutte quelle azioni ed iniziative che porteranno al conseguimento dei Risultati Finali. Non agire in tal senso porterà all’annullamento del sistema dell’Organigramma. Per tale motivo quello che devi fare è avere un responsabile per ogni reparto, stabilire le statistiche che misureranno i suoi risultati, chiarirglieli e farglieli ottenere.
2. Fattore del ROUTING (inoltro)
Il sistema più efficace per mantenere e preservare la forma e la struttura dell’Organigramma consiste nel rispetto dell’ “Inoltro” (in inglese Routing). Ossia nel fare in modo che il Manager, a qualsiasi livello dell’organizzazione, indirizzi sempre le persone ai ruoli di pertinenza. Indipendentemente dal fatto che la risposta ad una richiesta sia disponibile o meno a quel Manager o che sia “più semplice e veloce” per lui rispondere, egli deve inoltrare la persona e/o richiesta al corretto ruolo preposto per quella funzione. Fare altrimenti corrisponde ad una sorta di corto circuito dell’Organigramma.
Il primo e più importante compito per un Manager consiste nello smistare richieste e/o persone ai corretti ruoli dell’organigramma per non diventare lui stesso il crocevia di tutto il traffico aziendale. Ogni persona deve conoscere chi ricopre i diversi ruoli in azienda e quali risultati devono ottenere per smistare correttamente le informazioni. Esercitazioni, simulazioni su questo punto sono fondamentali, es: Ti chiama un agente e ti dice che ha fatto un grosso sconto al cliente perché…che cosa fai?
3. Fattore del BY PASS
Lo scavalcamento (by-pass) di manager sottoposti è uno dei sistemi più ovvi con cui un Organigramma viene annullato. Notare qualcosa di non ottimale nel settore di qualcuno altro e non resistere alla tentazione di intervenire è uno dei più comuni errori organizzativi. Lo scavalcamento è solo permesso in 2 condizioni veramente limite:
- per evitare un disastro in corso
- quando le statistiche mostrano che quel settore è veramente alla deriva.
Statistiche in un crollo verticale o in una discesa costante da tempo sono le uniche due possibili ragioni ad un by pass. In tutte le altre situazioni (e si parla di più dell’80% dei casi) non è necessario nessun by pass. Violare tale regola porterà all’annullamento del sistema dell’Organigramma.
4. Fattore delle ISPEZIONI
Le ispezioni di un area non solo sono utili all’organizzazione, ma sono addirittura auspicabili da parte di un Manager. Egli dovrebbe ispezionare di routine le aree da lui supervisionate per rendersi conto del livello produttivo, organizzativo e ambientale. Ispezioni fatte dai Manager Superiori dovrebbero solamente limitarsi ad una osservazione della scena e quindi ad una disamina con il Manager in carico del settore ispezionato a cui verranno poi chiesti gli interventi su quanto osservato. Interventi da parte di Manager Superiori che sfociano in ordini diretti alle persone del settore o che addirittura cambiano i sistemi utilizzati senza che il Manager normalmente incaricato di quel settore ne sia a conoscenza producono non solo il caos ma una sicura delegittimazione del manager incaricato di quella porzione dell’organizzazione.
5. Fattore dei RUOLI che emanano ORDINI INCROCIATI
Un altro fattore di rilevante importanza per la preservazione del sistema dell’organigramma consiste nell’impedire che vengano emanati ordini da parte di un settore dell’organizzazione che influiscono direttamente su altri settori. Il settore commerciale che detta le regole alla Produzione o vice versa sono, purtroppo, esempi assai frequenti. Sebbene le motivazioni con cui vengono realizzati tali incroci siano sicuramente “a fin di bene” la loro tolleranza produce il caos organizzativo e porta al disastro oltre che ad un calo del clima positivo aziendale. Violare tale regola porta alla disgregazione dell’Organigramma.
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