Lavoro e Produttività: Ecco 3 consigli pratici! (parte 2)

Nella prima parte dell’articolo (fai click qui per leggerla) abbiamo parlato di quanto sia importante, per un lavoratore, imparare ad essere produttivi, capire quali compiti hanno una priorità, gestire i tempi a disposizione – il tutto senza stressarsi troppo. Sembra impossibile, ma è solo una questione di esercizio (mentale e pratico) e di abitudine.

Nell’articolo precedente ti abbiamo svelato il primo consiglio, ovvero:

1. organizza le giornate secondo il tuo calendario, non secondo la tua casella di posta. Grazie ad uno strumento come il calendario (digitale o, perché no, cartaceo) puoi letteralmente “incasellare” i tuoi impegni della giornata dando loro la giusta priorità. Non è pensabile fare tutto e un calendario ti mette davanti alla necessità di pianificazione: tutto ciò che non è di estrema urgenza deve essere posticipato. Un aiuto potrebbe essere trovare il tuo ritmo ultradiano.

E ora proseguiamo con altri due consigli pratici per essere più produttivi, affidandoci al supporto di un articolo letto su hbr.org.

2. Produttività: Pensa e progetta a lungo termine

L’organizzazione del tuo tempo e dei tuoi impegni in base al calendario può essere definita una microstrategia. Pensare e progettare a lungo termine, invece, è una macrostrategia. Capiamo perché.

Secondo Dorie Clark, docente e autrice del libro Playing the Long Game: How to Be a Long-Term Thinker in a Short-Term World, fare programmi a lungo termine (6/12 mesi) può aiutarti a ripartire meglio il tempo a disposizione e a saper distinguere le attività urgenti da quelle meno importanti. Clark lo definisce “pensare in onde”: è impossibile fare tutto e subito, quindi meglio programmare a lungo termine e avere ben chiari gli obiettivi da raggiungere nel lasso di tempo da te stabilito. In questo modo avrai la tranquillità di dedicare tutto il tempo necessario alle attività cruciali per il tuo lavoro, ma potrai anche ritagliare dei momenti per te, per la tua crescita professionale, per le tue passioni.

Ricorda: tutto può essere fatto – e bene, ma tutto necessita dei suoi tempi.

Il consiglio in più: bilancia il lavoro “heads up” da quello “heads down”

Il concetto di “heads up” e “heads down” work è stato introdotto per la prima volta da Jared Kleinert e consiste nel riconoscere i momenti in cui:

• lavorare “a testa bassa” (heads down): studio, formazione, apprendimento di nuove skill, condivisione delle conoscenze con colleghi e superiori;
• lavorare “a testa alta” (heads up): tenere speech, parlare in conferenze di settore, presentare progetti, guidare workshop.

L’organizzazione del tuo tempo secondo questo concetto ti permetterà di osservare concretamente la tua crescita professionale e personale. La chiave di tutto sta, appunto, nel progettare a lungo termine ed essere lungimiranti.

3. Produttività: Non combattere contro il tempo

Non importa quanto tu sia bravo e veloce nel tuo lavoro, quanto abbia imparato bene il multitasking: la verità è che una giornata è composta di 24 ore e pianificare tutto nei minimi dettagli può diventare pericoloso e tossico per la tua salute fisica e mentale. L’esperto di produttività Dave Crenshaw ha affermato:

“È stato insegnato che la felicità deriva dallo spendere un dollaro in meno di quello che si ha, e la miseria deriva dallo spendere un dollaro in più di quello che si possiede. Quando spendi troppi soldi, ti indebiti e devi pagare gli interessi. Lo stesso accade con il tempo”.

Se sei impegnato e qualcuno “minaccia” la continuità del tuo lavoro, prova a chiedere: “Adesso non posso interrompere ciò che sto facendo, possiamo parlarne dopo?”. In quel momento potranno verificarsi due scenari:

Questo punto di vista è interessante poiché pone l’attenzione sul dedicare il tempo necessario alle cose e a scrollarsi di dosso il senso di colpa per i momenti spesi per se stessi.

Se fino ad ora sei stato abituato a concederti delle pause e a riprendere il lavoro con l’ansia di dover recuperare il tempo di un caffè o una boccata d’aria, esercitati a cambiare atteggiamento e a pensare al tuo benessere generale.

Il consiglio in più: comincia dalle piccole cose

Non importi un cambiamento radicale da un giorno all’altro, ma comincia facendo piccoli passi. Inizia, magari, ritagliandoti qualche pausa di 15 minuti nella giornata per riprendere fiato e rilassarti.

Proteggi la tua routine lavorativa e cerca di non farti distrarre da urgenze improvvise o progetti che sembrano essere questioni che non possono attendere – o alle quali non sai dire no.

La verità è che nessuno proteggerà il tuo tempo al posto tuo: dovrai occupartene tu.

• se la questione è urgente, qualcun altro potrà essere chiamato al posto tuo;
• se tu sei davvero una figura indispensabile alla risoluzione del problema, potrai organizzare il tempo in base alle tue esigenze e alle tue scadenze.

Fissa sempre dei limiti: così facendo dimostrerai la volontà di essere d’aiuto, ma anche che l’amministrazione del tuo tempo è altrettanto preziosa.

Cosa ne pensi di questo articolo? Tu cosa fai per gestire al meglio lavoro e produttività? Siamo curiosi di conoscere le tue strategie: raccontaci la tua, contatta Osm1816.

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