Non è insolito cominciare la giornata cercando a tentoni il proprio smartphone sin dalle prime luci del mattino e trovarsi immediatamente immersi nel familiare e costante flusso di notifiche più o meno rilevanti da cui ci si era tirati fuori appena qualche ora prima.
Si continua poi ad essere avvolti da questa sorta di implacabile foschia digitale per il resto della giornata che, per quanto possa occasionalmente contenere qualche informazione utile, finisce per essere più distrattiva che d’aiuto.
Nel suo articolo su hbr.org, D.Tresender spiega come questo collegamento costante possa costituire non solo una fonte d’ansia ma anche di inefficienza e che, nonostante non sia difficile rendersene conto, riuscire a modificare i comportamenti che ci tengono vincolati a questo sistema possa risultare particolarmente ostico.
Si tratta di un problema comune che affligge manager e professionisti di tutto il mondo, e che mina la loro capacità di concentrarsi e di conseguenza contribuisce a diminuire il rendimento effettivo in due modi.
Prima di tutto, siamo sempre più sopraffatti da una moltitudine di distrazioni che sciama da più dispositivi connessi alla rete. Stando ad un recente studio, utilizziamo media digitali per oltre 12 ore al giorno e questo costante stato di iperconnessione non ci permette di rielaborare le informazioni acquisite, ricaricarci e riutilizzarle al meglio.
Come seconda cosa, facciamo troppo affidamento sulle riunioni come forma di interazione standard con i colleghi al lavoro. I dati indicano che impieghiamo dal 35% al 55% del nostro tempo in meeting, e se vogliamo rendere più efficace la nostra attività non c’è dubbio che qualcosa debba cambiare.
Imprenditori, manager e collaboratori possono trarre enormi benefici dalla risoluzione di queste problematiche, e questo grazie alla lucidità e al tempo che si ricavano dalla loro eliminazione.
Ecco cinque pratiche quotidiane che possono risultare d’aiuto.
1. MEDITA
Il più grande errore viene spesso commesso proprio quando ci svegliamo. Iniziare la giornata controllando le e-mail? Pessima idea, stando a quanto afferma la psicologa di Stanford Emma Seppälä, autrice di The Happiness Track, secondo cui
Affrontare senza tregua il nostro stress (tramite smartphone), ironicamente compromette proprio le capacità cognitive di cui abbiamo disperatamente bisogno per combatterlo, come memoria e attenzione.
E dunque, cosa bisognerebbe fare? Iniziare la giornata rilassandosi respirando profondamente o anche meditando per 20-30 minuti sembrerebbe essere l’ideale.
Secondo il dottor Seppälä, infatti:
La meditazione è il segreto per esercitare il proprio sistema nervoso a tranquillizzarsi a dispetto dello stress che permea le nostre vite. Quando sei più calmo hai anche un maggiore controllo della tua intelligenza emozionale, e ciò ti permette di prendere decisioni migliori.
2. PIANIFICA
Un altro errore molto comune è permettere ad altri di organizzare i tuoi impegni, e in particolar modo le mattinate. L’ideale sarebbe assicurarsi di avere abbastanza tempo da dedicare agli incarichi più complessi e creativi.
Come spiegato da Paul Graham nel suo celebre post del 2009
Una sola riunione infelicemente pizzata è in grado di infliggere un colpo tremendo alla produttività di un intero giorno di lavoro dividendolo in due minuscoli pezzi, ognuno dei quali risulterà troppo esiguo per poter compiere qualcosa di utile.
I lavori creativi in particolare richiedono un impegno continuativo e costante, e non possono essere compiuti al meglio con qualche una manciata di minuti ficcati di corsa tra un meeting e l’altro. A tutti piacerebbe rendere al meglio anche in multitasking, ma studi specifici dimostrano come alla fine il gioco non valga la candela.
Quindi, invece di cercare freneticamente di portare a termine ogni urgenza, cerca di seguire i ritmi naturali del tuo corpo e di pianificare i compiti più complessi nel mattino, quando sei più efficiente, e le riunioni nel pomeriggio.
3. ORDINA
La tua scrivania è un disastro? E che dire del tuo desktop? Per non parlare poi dell’homepage dello smartphone… Tutte queste piccole cose possono sembrare insignificanti quando si pensa alla situazione complessiva, ma l’ambiente in cui operi influisce sulla tua produttività e sulla qualità del tuo lavoro in modi che stiamo appena iniziando a comprendere.
Riordinare le cose ha un effetto quasi magico sulla nostra motivazione, e quando l’ormai ex-ammiraglio William McRaven ha tenuto un intervento all’Università del Texas ad Austin nel 2014, il suo consiglio più importante è stato quello di… rifare il proprio letto ogni mattina.
Dai un’occhiata ai suoi consigli, qualche tempo fa abbiamo proprio tradotto quel prezioso estratto in italiano.
Riuscire a mantenere un ambiente semplice e ordinato, sia fisico che digitale, è a dir poco essenziale per la tua abilità di concentrazione. Sul posto di lavoro, metti tutto in un armadio o in una cassettiera. Sul desktop, crea delle cartelle in cui inserire i file vaganti, e sulla schermata home del tuo smartphone cerca di mantenere solo le 8-12 app essenziali.
Disattiva le notifiche meno importanti, cerca di non farti distrarre da tutto ciò che è superfluo e… scoprirai di riuscire a concentrarti incredibilmente più a lungo!
4. SELEZIONA
Quante persone erano presenti al tuo ultimo meeting? E cosa più importante, quante di loro erano effettivamente coinvolte nella creazione di ciò che doveva effettivamente essere realizzato in seguito a quell’incontro?
Queste domande possono sembrare poco attinenti per l’aumento del proprio focus, ma innumerevoli studi (come questa ricerca HBR del 2015) hanno dimostrato i benefici portati dall’utilizzo di gruppi di lavoro più ristretti.
Per rimanere concentrato, fai in modo che il tuo team rimanga concentrato.
Limita il numero di persone presenti ad ogni riunione a 8 o meno unità, a meno che non si tratti di un incontro informativo. Organizza con attenzione i punti da trattare, e assegna ogni punto ad una persona direttamente responsabile.
Guarda caso, si tratta di una tecnica estremamente efficace usata da Apple per gestire al meglio i propri innumerevoli collaboratori.
5. SEPARA
Un motivo per cui così tante persone faticano a rimanere concentrate è la mancanza di margine. Non si può rendere al meglio se si balza continuamente da un impegno all’altro. Cambiare compiti e contesti risulta impegnativo per il nostro cervello, e questa capacità diminuisce man mano che la giornata prosegue.
Per i manager più impegnati, questo implica che fino al 70% del proprio tempo al lavoro è sprecato.
Per evitare di perdere tempo e concentrazione, aggiungi una sorta di “cuscinetto temporale” tra un meeting e l’altro. Per ogni 45-60 minuti passati in riunione, assicurati di prenderti 15 o più minuti per rielaborare, riflettere e priorizzare ciò che hai ascoltato.
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Rimanere focalizzati al lavoro non è certo semplice, ma è fattibile. Queste cinque tecniche pratiche ti aiuteranno a rimanere sul pezzo, portare a termine le cose più importanti e goderti di più le tue giornate.
Se desideri qualche altro suggerimento per migliorare la tua capacità di concentrarti su specifici compiti, dai un’occhiata alla semplice ma efficace “Tecnica del pomodoro“… e per maggiori informazioni per ottimizzare la gestione del tuo tempo e di quello dei tuoi collaboratori, contatta think1816!
