Di solito un imprenditore dà per scontato che tutti sappiano come lavorare in gruppo e, da un certo punto di vista, è anche vero. Il problema è che ognuno ha la propria personale interpretazione riguardo al modo corretto di creare gruppo, in base allo stile e alle preferenze personali.

Ogni imprenditore avrà notato come, chiedendo a sei membri di uno stesso team cosa implichi “completare il lavoro X in tempo”, molto probabilmente si otterranno ben sei risposte diverse. E lo stesso potrebbe valere anche per le loro idee riguardo al modo migliore di procedere per raggiungere i vari obiettivi aziendali.

Inoltre, per un tuo dipendente, la tentazione di completare il prima possibile la propria parte di un progetto, senza perdere troppo tempo con i dettagli relativi al lavoro di squadra, è sempre molto forte.

Insomma, è facile rendersi conto come molto spesso una maggiore rapidità individuale non corrisponda ad una maggiore efficienza collettiva.

Secondo un articolo di Mary Shapiro, riuscire a concordare delle chiare regole di condotta permette di unire i singoli membri di un gruppo in un’unica unità coesa e di migliorare esponenzialmente l’efficacia dei loro singoli sforzi.

Certo non è un segreto come ognuno abbia le proprie regole di condotta personali. Prova a pensarci un attimo: per qualcuno – per esempio – arrivare alla riunione con qualche minuto di ritardo non è un gran problema. O anche interrompere una presentazione con commenti fuori luogo va benissimo. O magari che sia opportuno rimanere in silenzio per evitare di creare problemi quando ci si trova in disaccordo con una decisione che tutti gli altri supportano.

E quindi, cosa succede quando quella persona si trova a lavorare con qualcuno che pensa che presentarsi in orario significhi arrivare qualche minuto prima? O che interrompere sia maleducato? O che il silenzio indichi approvazione? Non ci vuole un genio per capire che prima o poi questi comportamenti opposti causeranno loro un aumento di stress.

La maggior parte di noi desidera riuscire a fare un buon lavoro e riuscire a collaborare al meglio. Ma se le molteplici regole di condotta personali rimangono sottointese, spesso il motivo delle azioni individuali viene completamente travisato (“Lo fa perchè vuole sempre aver ragione!” oppure “Vuole mettersi in mostra!”).

Come imprenditore, adottare delle regole chiare aiuta a chiarire il perchè delle tue decisioni con i tuoi collaboratori. Così facendo sarà più facile mantenere tutti informati, gestire le riunioni, valutare i vari progressi e migliorare la situazione generale. Lo scopo del discutere le regole di squadra non significa determinare il modo giusto di fare le cose, ma accordarsi su una modalità coerente con cui procedere

Ecco delle linee guida per la tua azienda:

  1. Fare in modo di chiarire ciò che gli altri si aspettano da te, il leader.
  2. Cercare di adottare delle modalità tali da rendere comportamento dei vari membri del team più prevedibile possibile.
  3. Individuare dei sistemi per ottimizzare il tempo impiegato a provare i tutti i nuovi processi.
  4. Rendere chiari sin da subito i criteri da seguire, in modo tale da poter fornire dei feedback più obiettivi e migliorare la risoluzione degli eventuali conflitti.

E’ importante stabilire delle regole sin da subito, anche perchè ci sono degli standard di comportamento che si formeranno e si evolveranno in ogni caso. Anche in assenza di discorsi espliciti, infatti, nuove regole nasceranno per imitazione sulla base di ciò che si fa nella vita di tutti i giorni.

Se proprio tu, il leader, comincerai a presentarti regolarmente cinque minuti dopo a tutte le riunioni, il ritardo diventerà la norma e ogni idea collegata all’importanza della puntualità verrà annullata.

Le regole si evolveranno inoltre sulla base di ciò che tu deciderai di ricompensare e valorizzare. Semplicemente ascoltando un collaboratore lamentarsi di un altro, indirettamente ricompenserai il suo comportamento in quanto dimostrerai come ciò sia degno di attenzione.

E quella modalità diventerà automaticamente la regola, anche se inizialmente avevate deciso insieme di provare di risolvere i vari conflitti senza il tuo intervento diretto.

Riconciliare le differenze di personalità e di stile non è l’unica ragione per creare regole di condotta. Se sei a capo di un team formato da membri provenienti da più uffici, sarà infatti necessario miscelare i diversi modi di fare.

Se a una squadra sono state aggiunte nuove persone, occorrerà prendere in considerazione il loro punto di vista. Se invece si stanno gestendo due squadre distinte dalle regole già rodate che però devono collaborare, si dovranno stabilire delle norme in comune.

Il principio è semplice: ogni qualvolta che si deve riunire un gruppo di persone, è necessario creare anche un esplicito insieme di regole, o il lavoro ne risentirà.
Ecco un paio di metodi per aiutare la tua squadra a stabilirle:

 

METODO 1: PARTIRE DA UNA STRUTTURA ESISTENTE

Invece di avviare riunioni su riunioni per cercare di ideare un sistema apposito (che, per quanto efficace, può richiedere un mucchio di tempo e sfinire tutti), prova a individuare una struttura già pronta da usare come base… una rapida ricerca su Google produce molteplici risultati validi.

Idealmente, si dovrebbe preparare una serie di regole che facilitino il rispetto reciproco, la fiducia tra collaboratori, il confronto e la sua risoluzione, il processo decisionale. L’obiettivo è riuscire a concordare una sorta di top10 di regole (un numero facile da gestire e ricordare). Per farcela, Mary Shapiro suggerisce di utilizzare il metodo nominale del processo decisionale:

  1. Chiedi ai singoli collaboratori le seguenti cose: quali regole aveva inizialmente il team? Quali si vorresti aggiungere? Quali inseriresti nella tua top10 personale?
  2. Alla prima riunione, si prepara una bacheca con le liste top10 dei vari collaboratori.
  3. Fare in modo i collaboratori possano controllarle, e segnare quali sono le 10 regole che preferiscono.
  4. Le regole con più voti diventeranno così la nuova top10 ufficiale di squadra.

Questo metodo molto funziona bene sia con nuove squadre sia con team già esistenti.

Esempio:

Presso un grande rivenditore di elettronica, otto addetti del Supporto clienti avevano lavorato insieme per svariati anni senza però aver mai fatto alcuna attività di team-building.

Di conseguenza, col tempo erano emerse alcune regole controproducenti che avevano protato a gestire in modo scorretto alcune richieste dei clienti. E man mano che queste richieste si accumulavano ed emergevano problemi, e ancor prima di provare a risolverli gli addetti cominciavano subito ad accusarsi l’uno con l’altro.

I problemi sono continuati fino a quando non è stato deciso creare una serie di regole di condotta; dopo aver consultato alcune semplici liste trovate online, i colleghi hanno collaborato per creare questo insieme di 10 regole:

  1. Affronta i problemi man mano che essi si presentano, non scompariranno da soli!
  2. Mantieni il controllo dei problemi e seguine la risoluzione fino alla fne.
  3. Non perdere di vista la situazione. Anche se il passo successivo è responsabilità di qualcun altro, mantieniti informato fino a quando il problema non è stato risolto.
  4. Fai sapere agli altri ciò di cui hai bisogno, non ti aspettare che lo indovinino.
  5. Quando rispondi ad una richiesta, spiega sempre cosa stai facendo e soprattutto perchè, specie quando sei costretto a rispondere negativamente.
  6. Quando chiedi qualcosa, spiega sempre a cosa ti serve. Questo permette agli altri di suggerire una soluzione alternativa.
  7. Se hai bisogno di formazione o di strumenti specifici per svolgere il tuo compito, chiedili.
  8. Corri dei rischi, ma nel farlo informa tutti coloro che sono coinvolti in modo che non ne siano colti alla sprovvista. Analizza la situazione e prepara eventuali soluzioni alternative.
  9. Ragiona in prospettiva. Quando le tue azioni ti allontanano dalla procedura standard, chiediti sempre che impatto potrà avere sul resto del team.
  10. Inizia ogni riunione condividendo “cosa ho fatto questa settimana che ha costituito un’eccellente servizio di supporto al cliente”.

Per far sì che queste regole si consolidassero, i vari colleghi hanno continuato a lavorarci regolarmente. E quando sono stati inseriti tre nuovi collaboratori, il team ha utilizzato le sessioni di orientamento come opportunità per riesaminare la propria lista di regole e raccogliere i loro suggerimenti.

Il modo migliore per mantenere le regole sempre valide ed attuali è infatti correggerle e rivistarle periodicamente (ogni tre mesi al massimo), in modo tale da poterle adattare alle nuove situazioni e ad aiutare a contrastare i comportamenti indesiderati man mano che emergono.

METODO 2: AUDIT

Un audit può aiutare sia i nuovi team sia quelli con nuove aggiunte a identificare le regole di condotta preesistenti. La squadra può così decidere quali siano da eliminare, modificare, mantenere o aggiungere.

Alcuni giorni prima dell’audit, chiedi agli altri di pensare a come descriverebbero ad un nuovo collega “il modo giusto di fare le cose qui”. Per farlo, utilizza le seguenti domande come spunto:

  1. Quali regole ti sono state spiegate inizialmente? Qualcuno ti ha dato anche la versione “non ufficiale”? Se sì, cosa ti è stato detto?
  2. Quali regole vorresti che ti fossero state spiegate sin da subito?
  3. Un collega ti ha mai detto “Qui le cose non si fanno così”? (violare una regola sconosciuta è spesso il modo migliore per imparare!)
  4. Quali sono i comportamenti che vengono criticati? Riporta il commento, ma non le persone interessate.

Come responsabile, dovrai condurre su te stesso il tuo audit. Non stare però a pensare troppo alle risposte: quelle buttate giù di getto sono sempre quelle più accurate. Quando il team si riunirà, avvia una discussione sul risultato.

Segnati le differenze che emergono – sono spesso fonte di conflitto (o quantomeno di confusione). Man mano che l’esercizio procede, chiedi ai tuoi collaboratori di votare la top10 di regole che vorrebbero veder adottata.

Ad esempio, una squadra di una grande azienda in campo medico ha utilizzato l’audit culturale per risolvere un problema interno. Il leader, un vice-presidente del dipartimento marketing, aveva creato un team utilizzando alcuni dei suoi collaboratori interni e un gruppo di consulenti esterni perché lavorassero ad una campagna in ambito social media.

Ma i due gruppi avevano problemi a cooperare: i collaboratori interni si lamentavano che i consulenti esterni fossero troppo rilassati riguardo alle scadenze e che si prendessero troppe confidenze. E ovviamente, i consulenti esterni vedevano i collaboratori interni come troppo rigidi e formali.

E dato che ogni gruppo si regolava in base alle proprie regole, i conflitti erano all’ordine del giorno. I due gruppi hanno quindi negoziato un insieme comune di regole di interazione per aiutare i rapporti all’interno della squadra.

Le regole di condotta dovrebbero insomma aiutare la squadra a lavorare insieme più facilmente ed in modo più efficace, quindi è importante mantenere la situazione semplice e intuitiva.

Focalizzati sui comportamenti che migliorano la collaborazione e la qualità del lavoro. All’inizio, non fa male esagerare un po’ e aggiungere qualche regola in più, che in seguito potrà comunque essere tolta o riadattata man mano che il lavoro procede.

Ad esempio, potresti voler iniziare con una regola secondo cui si deve rispondere alle e-mail entro fine giornata. Man mano che quel comportamento viene assimilato, non sarà più necessario mantenere quella regola esplicitamente.

Qualora non crei da subito un set di regole specifico e preciso, è molto probabile che il team dovrà auto-imporne uno successivamente via via che compaiono nuove situazioni di conflitto e confusione (…nel caso, ecco come gestire situazioni stressanti), il che richiede decisamente più tempo ed energie rispetto al collaborare sin da subito per concordare un sistema adatto.

Come funziona nella tua azienda, situazioni simili ti sono familiari?
Se vuoi qualche consiglio in più riguardo alla gestione dei tuoi collaboratori, contatta think1816!

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