Giornate lavorative da 25 o più ore.
A molti potrebbe sembrare un incubo, eppure è un desiderio che prima o dopo hanno avuto tutti gli imprenditori… e che tuttavia è impossibile da ottenere.
Una cosa però la si può fare: adottare una visione strategica e utilizzare al meglio il tempo che si ha a disposizione.
Cercare insomma di destinare una porzione di tempo significativa, magari fino al 20% della tua giornata lavorativa, alle attività strategiche importanti piuttosto che alle incombenze urgenti o alle faccende di routine.
Il metodo più semplice perché un imprenditore o un manager riesca ad aumentare la produttività è infatti la sistematica eliminazione o delega di tutti i compiti urgenti ma non importanti per il futuro del proprio business.
Questo permetterà di fare tutte quelle cose che in genere vengono lasciate indietro e si pianifica di svolgere al momento opportuno…
Lo farò più avanti, non appena ne avrò il tempo.
Suona familiare?
Stando ad una ricerca svolta da J.Birkinshaw e J.Cohen di hbr.org, gran parte dei collaboratori trascorrono una buona parte del proprio tempo (41% in media) in attività operative di basso valore che oltre ad offrire una scarsa soddisfazione personale potrebbero essere gestite altrettanto bene da altre persone meno qualificate.
La domanda è: come mai questo fenomeno è così diffuso?
Il motivo è che riuscire a liberarsi di questo tipo di obbligo è molto più semplice da dirsi che da farsi.
Istintivamente noi tutti ci aggrappiamo a compiti che ci fanno sentire occupati e importanti, mentre i nostri manager continuano implacabilmente a caricarci di lavoro e responsabilità crescenti nell’illusione di riuscire così aumentare l’efficienza complessiva del proprio business.
HR Management 101
Per liberarsi da questa condizione e diventare più produttivo, ogni lavoratore deve per prima cosa realizzare come trascorre effettivamente il proprio tempo in azienda e distinguere il lavoro importante da quello superfluo o comunque di basso valore.
Questo metodo è stato provato con 15 dirigenti di 15 diverse aziende, e ciò ha permesso loro di ridurre drasticamente il loro coinvolgimento in compiti e progetti di basso profilo, concentrandosi invece nella guida e nel supporto della propria squadra.
In quasi tutti i casi, questo semplice cambio di gestione del proprio tempo ha avuto conseguenze estremamente positive.
DOVE STA IL PROBLEMA?
I cosiddetti professionisti dell’informazione in particolare sono davvero difficili da gestire per i manager. Il lavoro che fanno è difficile da osservare, dal momento che la maggior parte di esso ha luogo nella loro testa, e la qualità di ciò che producono è estremamente soggettiva.
Un manager può sospettare che un suo collaboratore stia trascorrendo il suo tempo in modo inefficiente, la parte difficile sta nel riuscire a diagnosticare correttamente quale sia il problema… per non parlare poi di riuscire ad individuare una soluzione adeguata.
Birkinshaw e Cohen hanno svolto un’estensiva ricerca sul caso, arrivando ad intervistare 45 collaboratori di alto profilo operanti in 39 aziende statunitensi ed europee, allo scopo di capire come trascorrevano le proprie giornate.
Ciò che hanno riscontrato è che anche i lavoratori più scrupolosi e attenti dedicavano grandi quantità di tempo ad attività tediose come compiti operativi di basso livello e attività trasversali come le riunioni con colleghi di altri dipartimenti.
Grande classico
Tutti lavori che loro stessi descrivevano come poco utili sia dal punto di vista personale che da quello aziendale.
Questo tipo di incarichi tediosi (compiti operativi a basso valore e attività trasversali) richiedono in media 2/3 del tempo dei collaboratori…
…e tuttavia questi incarichi erano visti come facilmente “scaricabili” (in senso buono), oltre che stancanti:
Solo una volta consci di questi dati, i partecipanti allo studio cominciarono a delegare, posticipare, mettere in outsourcing o direttamente ad eliminare tutti gli incarichi di basso profilo al fine di liberare tempo per poter svolgere lavori più importanti.
Il motivo per cui in generale risulta così difficile rinunciare a questi compiti tediosi e per certi poco utili è che spesso ci si sentiamo intrappolati in una ragnatela di impegni dai quali risulta doloroso districarci.
Se lo facciamo, infatti, abbiamo l’impressione di tradire la fiducia dei nostri collaboratori e di tutti coloro che contano su di noi.
In questi casi, la dichiarazione standard è del tipo:
Voglio apparire produttivo, l’azienda apprezza chi lavora per il team.
Oltre a questo, c’è da considerare come l’esecuzione di questi compiti urgenti ma non importanti non è completamente priva di benefici: la ricerca ha dimostrato infatti che farlo aumenta in parte il nostro senso di soddisfazione e di impegno.
E nonostante le riunioni siano spesso considerate come un totale spreco di tempo, offrono comunque l’opportunità di socializzare con i propri collaboratori.
Come ha osservato uno dei partecipanti allo studio
A dire il vero, gli incontri dal vivo non mi dispiacciono affatto. Certo una telefonata è più efficiente, ma si tratta comunque di un’alternativa fredda e informale.
Buona parte della “colpa” per questo fenomeno è inoltre da ricercarsi nelle imprese stesse, specie nell’ultima decade, a causa dei crescenti e purtroppo necessari tagli dei costi.
Come è capitato infatti ai tutti gli altri, anche molti professionisti di un certo livello si sono visti sobbarcare tutta una lunga serie di incarichi di basso profilo che per forza di cose li hanno progressivamente portati a distrarsi dai compiti importanti per l’azienda.
“Dai, che tanto ci metti un minuto”
E anche se ora adesso la fiducia nell’economia si sta ristabilendo, molto imprese sono ancora molto esistenti all’idea di reintegrare le risorse eliminate, in particolar modo quelle da destinare ad attività di tipo amministrativo.
Un ulteriore ostacolo è rappresentato da ambienti altamente specialistici e severamente regolati, dove gli inflessibili sistemi di controllo hanno contribuito a creare un’atmosfera estremamente difensiva e poco propensa al “rischio” che scoraggia i veterani a delegare parte dei propri compiti ai colleghi con minore esperienza.
Le conseguenze sono facilmente prevedibili:
I miei collaboratori sono pochi e inesperti, e di conseguenza la mia agenda appesantita da molti più impegni e riunioni di quanti ne possa effettivamente seguire.
Talvolta però alcune aziende fanno anche il tentativo di aiutare i propri collaboratori a concentrare i propri sforzi sui compiti di maggiore importanza.
Ad esempio, mettendo in atto delle politiche volte a scoraggiare l’uso della posta elettronica di venerdì, porre dei limiti alla durata delle riunioni e proibendo l’utilizzo di presentazioni Powerpoint ad uso interno.
Il problema in questo caso è che risulta estremamente difficile modificare questo tipo di convenzioni istituzionalizzate, e molto spesso sono gli stessi collaboratori a non accettare di buon grado questo genere di imposizioni, ideando così delle scappatoie creative per aggirare il sistema (peggiorando ulteriormente la situazione).
Secondo Birkinshaw e Cohen, in questi casi il compromesso più adatto è rappresentato da un intervento diretto e ragionato dei manager che aiutino i collaboratori a comprendere la situazione e… aiutarsi da soli.
COME BILANCIARE IL PROPRIO TEMPO
I passi da seguire sono cinque:
1. IDENTIFICA I LAVORI A BASSO VALORE
Esamina le tue attività quotidiane e decidi quali sono quelle che:a) Non sono importanti per te o la tua impresa
b) Sono relativamente facili da abbandonare, delegare o dare in outsourcingStando ai dati raccolti, almeno ¼ delle attività tipicamente compiute in ufficio appartengono entrambe le categorie, e dunque solo così dovresti riuscire a ricavare in media 10 ore “extra” ogni settimana.
2. DECIDI COSA ABBANDONARE, DELEGARE O RIPENSARE
Suddividi i compiti a basso valore in tre categorie:
Lavori facilmente eliminabili: cose puoi smettere di fare immediatamente senza incorrere in conseguenze negative
Lavori “scaricabili”: cose che puoi delegare con il minimo sforzo
Lavori da riprogrammare: lavori che necessitano di essere riprogettati o revisionati.Questo step in genere aiuta a ragionare su quale sia il proprio effettivo contributo in azienda, arrivando di conseguenza a concentrare meglio i propri sforzi su ciò che conta davvero.
3. DELEGA I COMPITI SUPERFLUI
All’inizio la delega è senza dubbio la parte più difficile, ma allo stesso tempo anche la più gratificante. Spesso si fatica a smettere di preoccuparsi per ciò che è stato delegato, e si continua a stare sul fiato sul collo dei propri collaboratori.
Alla fine però il gioco vale la candela: oltre a formare e rendere responsabili altre persone, l’attività di delega assicura la continuazione di tutta una serie compiti potenzialmente critici senza che il tuo tempo ne venga intaccato.
4. UTILIZZA IL TEMPO GUADAGNATO
L’obiettivo, naturalmente, non è diventare solo efficiente ma efficace.
Occorre quindi scegliere bene come impiegare il nuovo tempo ritrovato.Scrivi due o tre cose importanti ma non urgenti non hai ancora fatto, e registra le tue attività per capire meglio se stai sfruttando al meglio le nuove ore a disposizione.
Dopo un po’ di rodaggio, questo sistema ti assicurerà una maggiore efficienza.
5. ATTIENITI AL PIANO, E CONDIVIDILO CON ALTRI
Nonostante questo processo sia completamente autonomo, è cruciale condividere il tuo piano con il tuo capo, socio o mentore.
Spiegagli di quali attività ti stai liberando, e perché. Parla dei traguardi che hai raggiunto nelle prime settimane. Senza questo passo, è facile tornare alle vecchie abitudini.
Il semplice atto di comunicare queste tue decisioni ad un’altra persona aiuta infatti a raggiungere il grado di risoluzione necessario a continuarle nel tempo.
Cosa ne pensi?
Se ti occorre qualche altro consiglio su come aumentare la tua efficienza e ottenere più tempo per dedicarti alle decisioni strategiche importanti per la tua impresa, dai un’occhiata a questi spunti per aumentare la tua capacità di delega.
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